Памятка
пользователям, работающим в читальном зале
областного государственного учреждения
"Государственный архив
Саратовской области" (ОГУ ГАСО)
1. Общие положения.
1.1. Настоящая памятка составлена в соответствии с п. 1.7. "Правил работы пользователей в
читальных залах государственных архивов Российской Федерации", утвержденных приказом Росархива от 06.07.1998 г. № 51
1.2. В "Памятке" изложены особенности работы читального зала ОГУ ГАСО.
1.3. Пользователи, работающие в читальном зале ОГУ ГАСО, должны руководствоваться
как выше названными "Правилами", так и настоящей "Памяткой", дополняющей и уточняющей отдельные разделы
"Правил".
2. Порядок допуска пользователей в читальный зал.
2.1. Разрешение на работу в читальном зале дается директором архива, а в
его отсутствие - заместителем директора.
2.2. При оформлении разрешения на работу в читальном зале пользователь
предъявляет документ, удостоверяющий его личность. На основании этого документа выписывается пропуск в читальный зал, который предъявляется
вахтеру и сотрудникам ОГУ ГАСО, обеспечивающим работу читального зала.
2.3. Читальный зал работает в следующем режиме:
– понедельник, вторник, среда, четверг с 9 ч.30 мин. до 17 ч.30 мин. без перерыва на обед,
– пятница - с 9 ч.30 мин. до 16 ч.30 мин. без перерыва на обед.
Каждую последнюю пятницу месяца в читальном зале проводится санитарный
день, в связи с чем пользователи не обслуживаются.
В предпраздничные дни работа
в читальном зале сокращается на 2 часа.
В летний период в связи с массовыми
отпусками сотрудников архива приказом директора читальный зал закрывается сроком на 1 месяц.
Обслуживание пользователей может быть прекращено в случае низкой
температуры (ниже +12) в хранилищах в отопительный период года.
2.4. В читальном зале может одновременно работать не более 6
пользователей.
3. Права пользователей.
Пользователи имеют право:
3.1. Получать консультации главного специалиста, ответственного за работу
читального зала, а также других специалистов отдела публикации и использования
документов, в пределах имеющихся в архиве справочников. В том случае, если для
ответа на интересующие пользователя вопросы требуется провести тематическое
выявление документов, пользователь может оформить тематический запрос, который исполняется
сотрудниками архива в качестве платной услуги.
3.2. Предоставлять ОГУ ГАСО экземпляры подготовленных ими на основе архивных документов печатных изданий, которые
поступают в научно-справочную библиотеку архива.
4. Порядок выдачи дел, документов, микрокопий, печатных изданий, предоставления
научно-справочного аппарата.
4.1. Единовременно пользователю выдается не более 10 описей, не более 5 дел (иногородним пользователям не более 7 дел), микрофильмов фонда пользования - не более 10 бюксов, метрических книг и ревизских сказок - не более 3 дел.
Описи выдаются в день заказа. Заявки на дела, поступившие в первой половине дня
до 13.00, выполняются на следующий день. Заявки, поступившие во второй половине
дня, выполняются через день.
4.2. Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок не более 5 дней, особо ценные документы – на срок не более 5 дней, дела, микрокопии, печатные издания – на один месяц.
4.3. Отказ или отсрочка в выдаче дел допускается в случаях, изложенных в п. 4.10 «Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации».
4.4. В случае непосещения пользователем читального зала в течение 2-х недель (без предварительного предупреждения сотрудников читального зала), на основании п. 4.4 «Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации», приготовленные для него дела возвращаются в хранилища и могут быть выданы повторно не ранее, чем через 3 месяца со дня подачи повторной заявки.
4.5. В связи с ограниченным количеством мест для работы в читальном зале оформляются преимущественно пользователи, работающие с архивными делами. Выдача печатных изданий осуществляется только в случае отсутствия этих изданий в других библиотеках города. Печатные издания выдаются в день заказа. Отказ или отсрочка в выдаче печатных изданий допускается в случаях, изложенных в п. 4.10 «Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации».
5. Порядок работы с описями.
5.1. Работа с архивными документами начинается с просмотра описи дел
архивного фонда.
Архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или
логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению. Каждому архивному фонду присваивается свой
определенный номер. Архивная опись — основной учетный документ и одновременно
справочник по содержанию документов фонда.
5.2. Опись фонда состоит из перечня заголовков дел и вспомогательного справочного аппарата к ней, который включает в себя заглавный (титульный) лист, предисловие, список сокращенных слов, указатели, переводную таблицу шифров (если опись пересоставлялась), оглавление. В ряде описей некоторые элементы вспомогательного справочного аппарата могут отсутствовать.
5.3. Обязательным элементом справочного аппарата для описей фондов является титульный лист описи. На нем указываются следующие данные: название государственного архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, включенных в опись.
5.4. Название фонда на титульном листе описи дается в виде официально принятого полного и в скобках сокращенного названия фондообразователя. Если название фондообразователя менялось в течение периода, на который составлена опись, то на титульном листе описи пишется сначала последнее название, а ниже – все его названия в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат каждого названия фондообразователя.
На титульном листе описи документов объединенного архивного фонда (ОАФ) сначала указывается его название, а затем название той части объединенного фонда, на документы которой составлена опись.
5.5. Важная часть архивной описи — предисловие. Оно содержит краткую историю
фондообразователя, общие сведения о составе, содержании, происхождении и состоянии
документов фонда.
5.6. Собственно опись(систематизированный перечень заголовков дел) имеет следующую схему:
|
№№ п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Номер по порядку соответствует номеру дела (единицы хранения) фонда.
Каждая опись имеет самостоятельную валовую нумерацию. Исключение из этого правила составляют три фонда периода до октября 1917 г.:
1. Саратовское губернское жандармское управление (ф. 53)
2. Саратовское охранное отделение (ф. 57)
3. Поволжское районное охранное отделение (ф. 51)
В этих фондах отсутствует сплошная валовая нумерация по описи, дела пронумерованы
в пределах годовых разделов. Поэтому в требованиях на дела этих фондов необходимо
указывать не только номер единицы хранения, но и год. Например: Ф. 51. Оп. 1.
1905 г. Д. 24.
5.7. Описи фондов завершаются итоговой записью. В ней указываются
количество и номера дел, внесенных в опись, фиксируются наличие в описи дел с
литерной нумерацией, номера механически пропущенных и выбывших дел. При
заполнении требования на выдачу документальных материалов пользователям
необходимо сверять номера запрашиваемых дел с итоговой записью описи, чтобы не вносить в требование выбывшие дела.
6. Порядок зкаполнения "Требования на выдачу документальных материалов."
6.1. Для заказа дел, описей, микрофильмов пользователь заполняет бланки заказов – "Требования" определенного образца.
В Требовании на выдачу описей или дел (документальных материалов) в обязательном порядке заполняются строки: "Для кого" и "Цель и тема занятий".
Сотрудники читального зала проверяют правильность заполнения Требований и соответствие заказанных документальных материалов теме исследования. Неправильно или небрежно заполненные Требования к исполнению не принимаются. Требования являются учетным документом и подшиваются в личное дело пользователя.
6.2. На отдельных бланках "Требования" оформляются заказы на:
– описи,
– дела,
– документы периода до октября 1917 г.,
– документы периода после октября 1917 г.
Для заказа печатных изданий из научно-справочной библиотеки ОГУ ГАСО пользователем заполняется "Требование на выдачу печатных изданий".
7. Порядок оформления ссылок.
7.1. При оформлении ссылок на архивные документы указываются:
сокращенное название архива – ОГУ ГАСО и поисковые данные документа:
– номер фонда,
– номер описи,
– номер дела (единицы хранения),
– номер листа.
Например; ссылки на документы периода после октября 1917:
ГАСО. Ф. Р-461. Оп. 2. Д. 20. Л. 5.
7.2. Справочно-информационные документы, созданные сотрудниками архива (исторические справки, обзоры, предисловия к описям, сборникам и др.), являются интеллектуальной собственностью архива, и на них распространяется действие законодательства об охране авторского права и интеллектуальной собственности. В случае использования сведений из вышеназванных архивных разработок пользователи обязаны делать ссылки на эти источники как на авторский материал.
Например:
Предисловие к описям 1, 2 фонда № 75 ОГУ ГАСО "Саратовское губернское рекрутское присутствие".
8. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей.
8.1. Копирование документов осуществляется архивом в соответствии с разделом 5 "Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации" в качестве платной услуги в виде ксерокопий или фотокопий.
Изготовление ксерокопий осуществляется в срок не более 3-х дней, сроки фотокопирования определяются в зависимости от объема документа и технических возможностей архива.
СОГЛАСОВАНО
Экспертно-методическая
комиссия ОГУ ГАСО
25.02.2009
Протокол № 1
 |
| 
