Памятка
пользователям, работающим в читальном зале
областного государственного учреждения
"Государственный архив
Саратовской области" (ОГУ ГАСО)
1. Общие положения.
1.1. Настоящая памятка составлена в соответствии с п. 1.6. "Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации", утвержденных приказом Минкультуры России от 03.06.2013 № 635
1.2. В "Памятке" изложены особенности работы читального зала ОГУ ГАСО.
1.3. Пользователи, работающие в читальном зале ОГУ ГАСО, должны руководствоваться
как выше названным "Порядком", так и настоящей "Памяткой", дополняющей и уточняющей отдельные разделы
"Порядка".
2. Порядок допуска пользователей в читальный зал.
2.1. Разрешение на работу в читальном зале дается директором архива, а в
его отсутствие - заместителем директора.
2.2. При оформлении разрешения на работу в читальном зале пользователь
предъявляет документ, удостоверяющий его личность. На основании этого документа выписывается пропуск в читальный зал, который предъявляется
вахтеру и сотрудникам ОГУ ГАСО, обеспечивающим работу читального зала.
2.3. Читальный зал работает в следующем режиме:
– понедельник, вторник, среда, четверг с 9 ч. 30 мин. до 17 ч.30 мин. без перерыва на обед,
– пятница - с 9 ч. 30 мин. до 16 ч. 30 мин. без перерыва на обед.
Каждую последнюю пятницу месяца в читальном зале проводится санитарный
день, в связи с чем пользователи не обслуживаются.
В предпраздничные дни работа
в читальном зале сокращается на 1 час.
2.4. В читальном зале может одновременно работать не более 12
пользователей.
3. Права пользователей.
Пользователи имеют право:
3.1. Получать консультации главного специалиста, ответственного за работу
читального зала, а также других специалистов отдела научного использования документов и справочно-поисковых средств, в пределах имеющихся в архиве справочников. В том случае, если для
ответа на интересующие пользователя вопросы требуется провести тематическое
выявление документов, пользователь может оформить тематический запрос, который исполняется
сотрудниками архива в качестве платной услуги.
3.2. Предоставлять ОГУ ГАСО экземпляры подготовленных ими на основе архивных документов печатных изданий, которые
поступают в научно-справочную библиотеку архива.
4. Порядок выдачи дел, документов, микрокопий, печатных изданий, предоставления
научно-справочного аппарата.
4.1. Единовременно пользователю выдается:
– не более 10 описей;
– до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения;
– до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов;
– микрофильмов фонда пользования – не более 10 бюксов.
Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.
Описи выдаются в день заказа.
Заявки на дела выполняются не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа.
Печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива выдаются в день заказа.
4.2. Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок не более 5 дней; дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель.
4.3. Отказ в выдаче дел допускается в случаях, изложенных в ст. 25 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Отсрочка в выдаче дел допускается в случаях:
– необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);
– выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;
– экспонирования заказанных материалов на выставке;
– выдачи их другому пользователю.
4.4. Отказ или отсрочка в выдаче печатных изданий допускается в случаях, изложенных в п. 4.3 настоящей Памятки.
4.5. В случае непосещения пользователем читального зала (без предупреждения сотрудников читального зала) в течение срока, на который выданы дела, документы, приготовленные для него дела возвращаются в хранилища.
5. Порядок работы с описями.
5.1. Работа с архивными документами начинается с просмотра описи дел
архивного фонда.
Архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или
логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению. Каждому архивному фонду присваивается свой
определенный номер. Архивная опись — основной учетный документ и одновременно
справочник по содержанию документов фонда.
5.2. Опись фонда состоит из перечня заголовков дел и вспомогательного справочного аппарата к ней, который включает в себя заглавный (титульный) лист, предисловие, список сокращенных слов, указатели, переводную таблицу шифров (если опись пересоставлялась), оглавление. В ряде описей некоторые элементы вспомогательного справочного аппарата могут отсутствовать.
5.3. Обязательным элементом справочного аппарата для описей фондов является титульный лист описи. На нем указываются следующие данные: название государственного архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, включенных в опись.
5.4. Название фонда на титульном листе описи дается в виде официально принятого полного и в скобках сокращенного названия фондообразователя. Если название фондообразователя менялось в течение периода, на который составлена опись, то на титульном листе описи пишется сначала последнее название, а ниже – все его названия в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат каждого названия фондообразователя.
На титульном листе описи документов объединенного архивного фонда (ОАФ) сначала указывается его название, а затем название той части объединенного фонда, на документы которой составлена опись.
5.5. Важная часть архивной описи — предисловие. Оно содержит краткую историю
фондообразователя, общие сведения о составе, содержании, происхождении и состоянии
документов фонда.
5.6. Собственно опись - систематизированный перечень заголовков дел - имеет следующую схему:
|
№№ п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Номер по порядку соответствует номеру дела (единицы хранения) фонда.
Каждая опись имеет самостоятельную валовую нумерацию. Исключение из этого правила составляют три фонда периода до октября 1917 г.:
1. Саратовское губернское жандармское управление (ф. 53),
2. Саратовское охранное отделение (ф. 57),
3. Поволжское районное охранное отделение (ф. 51).
В этих фондах отсутствует сплошная валовая нумерация по описи, дела пронумерованы
в пределах годовых разделов. Поэтому в требованиях на дела этих фондов необходимо
указывать не только номер единицы хранения, но и год. Например: Ф. 51. Оп. 1.
1905 г. Д. 24.
5.7. Описи фондов завершаются итоговой записью. В ней указываются
количество и номера дел, внесенных в опись, фиксируются наличие в описи дел с
литерной нумерацией, номера механически пропущенных и выбывших дел. При
заполнении требования на выдачу документальных материалов пользователям
необходимо сверять номера запрашиваемых дел с итоговой записью описи, чтобы не вносить в требование выбывшие дела.
6. Порядок зкаполнения "Требования на выдачу документальных материалов."
6.1. Для заказа дел, описей, микрофильмов пользователь заполняет бланки заказов – "Требования" определенного образца.
В Требовании на выдачу описей или дел (документальных материалов) в обязательном порядке заполняются строки: "Для кого" и "Цель и тема занятий".
Сотрудники читального зала проверяют правильность заполнения Требований и соответствие заказанных документальных материалов теме исследования. Неправильно или небрежно заполненные Требования к исполнению не принимаются. Требования являются учетным документом и подшиваются в личное дело пользователя.
6.2. На отдельных бланках "Требования" оформляются заказы на:
– описи,
– дела,
– документы периода до октября 1917 г.,
– документы периода после октября 1917 г.
Для заказа печатных изданий из научно-справочной библиотеки ОГУ ГАСО пользователем заполняется "Требование на выдачу печатных изданий".
7. Порядок оформления ссылок.
7.1. При оформлении ссылок на архивные документы указываются:
сокращенное название архива – ОГУ ГАСО и поисковые данные документа:
– номер фонда,
– номер описи,
– номер дела (единицы хранения),
– номер листа.
Например; ссылки на документы периода после октября 1917:
ГАСО. Ф. Р-461. Оп. 2. Д. 20. Л. 5.
7.2. Справочно-информационные документы, созданные сотрудниками архива (исторические справки, обзоры, предисловия к описям, сборникам и др.), являются интеллектуальной собственностью архива, и на них распространяется действие законодательства об охране авторского права и интеллектуальной собственности. В случае использования сведений из вышеназванных архивных разработок пользователи обязаны делать ссылки на эти источники как на авторский материал.
Например:
Предисловие к описям 1, 2 фонда № 75 ОГУ ГАСО "Саратовское губернское рекрутское присутствие".
8. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей.
8.1. Копирование документов осуществляется архивом в соответствии с пунктом 5.13 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007 г.) в качестве платной услуги в виде ксерокопий или фотокопий
Изготовление ксерокопий осуществляется в срок не более 3-х дней, сроки фотокопирования определяются в зависимости от объема документа и технических возможностей архива.
8.2. Не производится копирование:
– документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;
– фондов, коллекций документов в полном объеме (на основании решения дирекции государственного архива Саратовской области от 17.06.2005, протокол № 2);
– неопубликованных описей, каталогов, карточек, баз данных и других архивных справочников в полном объеме (на основании решения дирекции государственного архива Саратовской области от 17.06.2005, протокол № 2).
8.3. Копирование документов, находящихся в крупногабаритных делах (содержащих более 300 листов), в том числе в метрических книгах, осуществляется только способом цифрового фотографирования.
СОГЛАСОВАНО
Пртокол ЭМК ОГУ ГАСО
от 14.04.2014 № 5
 |
| 
